Faut-il lancer un appel d'offres pour un projet applicatif ?

Je réponds à des appels d’offres, et j’en perds. Ce que je dis ici me dessert donc parfois — mais c’est ce que je constate depuis suffisamment longtemps pour le penser sérieusement.

Sauf obligation réglementaire, l’appel d’offres classique est un mauvais outil pour choisir un partenaire de développement.

Ce que l’appel d’offres suppose

Il suppose un besoin figé, décrit précisément, et identique pour tous les candidats. C’est ce qui rend la comparaison possible : même énoncé, réponses comparables, meilleur rapport qualité-prix.

Ce modèle fonctionne très bien pour acheter des ordinateurs ou des prestations standardisées.

Un projet applicatif ne remplit aucune de ces conditions. Le besoin n’est pas figé — il se précise en construisant. Il n’est pas décrit précisément — c’est justement ce qu’un cadrage produit. Et deux prestataires compétents proposeront des approches différentes, ce qui rend la comparaison ligne à ligne trompeuse.

Les trois effets pervers

Il pousse à chiffrer un document, pas à comprendre un problème. Le candidat répond au cahier des charges tel qu’il est écrit, y compris quand il pense qu’une partie est une mauvaise idée. Le signaler, c’est risquer d’être jugé hors sujet.

Il favorise celui qui a le plus exclu. À périmètre décrit identique, l’écart de prix vient surtout de ce que chacun a mis hors périmètre. Le moins-disant a souvent sorti la reprise de données, la recette et la formation. Ces postes reviendront en avenant, et le classement initial se sera inversé.

Il interdit la conversation. Les échanges sont encadrés, souvent limités à des questions écrites diffusées à tous. Or c’est précisément dans la conversation qu’un prestataire découvre ce que le document ne dit pas — et qu’un client mesure avec qui il travaillera.

Ce que je recommande à la place

Une consultation restreinte à trois prestataires, sélectionnés sur des réalisations comparables, avec pour chacun un vrai rendez-vous d’une heure.

Puis, si le besoin n’est pas encore clair, un cadrage payant confié à l’un d’eux — deux à quatre semaines, à prix ferme, avec un livrable qui vous appartient.

Ce cadrage change tout. Il produit un périmètre chiffrable, et il vous permet de tester la collaboration pour quelques milliers d’euros plutôt que pour la totalité du budget. Si le courant ne passe pas, vous repartez avec un document réutilisable et vous consultez ailleurs sur une base sérieuse.

C’est ce que nous proposons systématiquement, et il nous arrive de perdre la réalisation ensuite. C’est le jeu, et le client a fait un choix éclairé.

Photo : Direct Media — licence CC0.

Si vous êtes tenu de faire un appel d’offres

Certaines structures n’ont pas le choix. Quatre aménagements améliorent nettement le résultat.

Décrire des problèmes, pas des écrans. Et l’écrire explicitement : « nous attendons des propositions, y compris différentes de ce que nous décrivons ». Cela distingue immédiatement ceux qui réfléchissent de ceux qui recopient.

Imposer une grille de chiffrage commune. Les mêmes postes pour tous — cadrage, conception, développement, reprise de données, recette, formation, exploitation. La comparaison devient possible.

Prévoir une soutenance. Une heure d’échange avec l’équipe qui travaillera réellement, pas avec le commercial. C’est là que se voit la différence.

Pondérer le prix à 40 % maximum. Au-delà, le classement est mécaniquement gagné par celui qui a le plus exclu, et les critères de qualité ne pèsent plus rien.

Ce qui coûte, des deux côtés

L’appel d’offres a un coût que l’acheteur sous-estime, parce qu’il ne figure sur aucune facture.

De votre côté : rédiger le dossier, répondre aux questions des candidats, lire six à dix réponses de trente pages, organiser les soutenances, construire une grille de notation défendable. Deux à trois mois de délai, et une charge interne réelle.

Du côté des candidats : une réponse sérieuse représente plusieurs jours de travail non facturés. Ce coût est réintégré dans les tarifs de ceux qui répondent régulièrement — vous le payez, simplement pas sur ce projet-là.

Un effet moins visible : les prestataires les plus demandés répondent peu aux appels d’offres, parce que le taux de succès ne justifie pas l’effort. En ouvrant largement, on ne rencontre donc pas nécessairement le meilleur marché, mais ceux qui ont le temps de répondre.

Photo : Direct Media — licence CC0.

L’alternative que je propose le plus souvent

Une consultation restreinte, sur un cadrage payé.

Concrètement : trois prestataires identifiés, un atelier de cadrage de deux à trois jours avec chacun, rémunéré au prix réel. À l’issue, chacun remet une note de cadrage et une estimation argumentée.

Cela paraît coûteux — c’est en réalité moins cher qu’un appel d’offres complet, et infiniment plus informatif. Vous voyez travailler les équipes, vous mesurez la qualité des questions posées, et vous repartez avec trois lectures différentes de votre besoin.

Et si aucune ne convainc, vous avez perdu quelques jours au lieu de trois mois — avec un cadrage réutilisable en main.

Le cas où l’appel d’offres reste le bon outil

Il existe, et il ne se limite pas à l’obligation réglementaire.

C’est le cas quand le besoin est réellement standard et bien spécifié : le remplacement d’un outil existant à périmètre identique, une reprise d’exploitation sur un système documenté, une prestation d’assistance dont on connaît précisément le volume.

Dans ces situations, la comparaison sur le prix a du sens, parce que les offres portent effectivement sur la même chose. C’est exactement ce qui manque sur un projet de développement neuf, où deux réponses au même dossier décrivent presque toujours deux projets différents.

Le critère que j’ajouterais

S’il ne devait en rester qu’un, en plus du prix : demander à chaque candidat de décrire un projet comparable qui s’est mal passé, et ce qu’il en a tiré.

Cette question est difficile à préparer et très révélatrice. Celui qui n’a jamais eu de projet difficile n’a pas assez livré. Celui qui raconte ce qui a coincé, ce qu’il a changé depuis et ce qu’il ferait autrement vous en dit plus que quarante pages de méthodologie.