Un premier rendez-vous chez nous : ce qui s'y passe vraiment

J’ai fait beaucoup de premiers rendez-vous où j’ai parlé pendant quarante minutes. Diapositives, références, méthode. Le client hochait la tête, on se quittait cordialement, et rien ne se passait.

J’ai changé. Aujourd’hui, je parle environ dix minutes sur soixante. Le reste, j’écoute et je demande.

Ce que je ne fais plus

Présenter l’entreprise en ouverture. Vous avez regardé le site avant de venir. Répéter ce qui s’y trouve consomme un tiers du rendez-vous sans rien apprendre à personne.

Dérouler des références. Une liste de logos ne dit pas si nous savons faire votre projet. Je préfère, en fin d’échange, citer un ou deux cas réellement comparables au vôtre — et expliquer ce qui y a été difficile.

Donner un prix. Pas par tactique : parce qu’un prix annoncé après une heure serait une supposition. Je donne une fourchette et je dis explicitement que c’en est une.

Ce que je demande

Sept questions, à peu près toujours les mêmes.

Comment ça se passe aujourd’hui ? Le processus réel, avec les contournements. C’est là que se trouve le besoin, plus que dans la description de la solution imaginée.

Qu’est-ce qui vous a décidé à agir maintenant ? Un projet a toujours un déclencheur : un départ, une croissance, un incident, une échéance réglementaire. Ce déclencheur en dit long sur l’urgence réelle et sur ce qui compte vraiment.

Combien de personnes, combien de fois par jour ? Les volumes. Ils déterminent l’architecture et donc le budget. Sans eux, tout chiffrage est fantaisiste.

Qu’avez-vous déjà essayé ? Un progiciel abandonné, un développement interne inachevé. On apprend ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi — et parfois que le problème n’était pas technique.

Quel ordre de budget avez-vous en tête ? La question qui met mal à l’aise. Je la pose quand même, parce qu’une fourchette permet de calibrer la proposition. Si l’écart avec la réalité est d’un facteur cinq, autant le savoir tout de suite.

Qui décidera ? Une seule personne, un comité, un groupe. Cela change le calendrier et la forme de ce que je prépare.

Qui portera le projet en interne, au quotidien ? La question la plus prédictive de toutes. Un projet sans référent côté client disponible échoue, quelle que soit la qualité du prestataire.

Ce que vous devriez en attendre

À la fin d’une heure utile, vous devriez repartir avec quatre choses.

Une fourchette, présentée comme telle, avec les deux ou trois facteurs qui la feront pencher d’un côté ou de l’autre.

Les questions non résolues. Celles auxquelles ni vous ni moi ne savons répondre encore, et qui devront l’être avant tout chiffrage sérieux. C’est souvent la partie la plus utile — elles sont valables quel que soit le prestataire que vous choisirez.

Un avis honnête sur la pertinence du projet. Y compris « un logiciel du marché ferait l’affaire » ou « ce n’est pas le bon moment ». Je le dis quand je le pense.

Une idée de ce que c’est de travailler avec nous. C’est peut-être le point le plus important, et il ne se transmet pas par des diapositives.

Photo : domaine public (CC0).

Ce que je regarde de mon côté

Je ne suis pas seul à évaluer. Trois choses me disent si le projet est mûr.

Y a-t-il un problème précis ? « On voudrait se digitaliser » n’est pas un projet. « On perd deux heures par jour à ressaisir entre deux outils » en est un.

Y a-t-il quelqu’un pour porter le sujet ? Sans référent disponible, le projet dérivera, quels que soient nos efforts. Je préfère le dire au premier rendez-vous.

L’ordre de grandeur du budget est-il compatible ? Si le besoin décrit vaut 200 k€ et que l’enveloppe est de 30 k€, je le dis. Continuer serait faire perdre du temps à tout le monde — et produire, au mieux, un projet sous-dimensionné qui décevra.

Photo : Leeroy — licence CC0.

Les questions que je pose et qui surprennent

Trois questions reviennent dans tous mes premiers rendez-vous, et elles déstabilisent parfois parce qu’on ne les attend pas d’un commercial.

« Qu’est-ce qui se passe si vous ne faites rien ? » Si la réponse est « pas grand-chose », le projet ne sera pas financé jusqu’au bout, quelle que soit sa qualité. Autant le savoir tout de suite, pour vous comme pour nous.

« Qui, nommément, utilisera cet outil tous les jours ? » Une réponse floue — « les équipes terrain » — annonce des difficultés d’adoption. Une réponse précise, avec des prénoms, indique que quelqu’un a déjà parlé aux utilisateurs.

« Avez-vous déjà tenté ce projet ? » La question est parfois inconfortable et la réponse est souvent oui. Comprendre pourquoi la tentative précédente a échoué évite de reproduire la même erreur, et c’est l’information la plus utile de tout l’entretien.

Ce que je vous conseille de préparer

Rien de lourd. Une page, si vous en avez le temps.

Le problème en trois phrases, dans vos mots. Qui en souffre, et depuis quand. Ce que vous avez déjà essayé. Une idée, même vague, du budget envisagé et de l’échéance souhaitée.

Sur le budget, un conseil à contre-courant de ce qu’on entend : donnez une fourchette. La crainte de « se faire aligner » sur le montant annoncé est compréhensible, et elle coûte du temps à tout le monde. Sans ordre de grandeur, un prestataire sérieux vous proposera soit un projet hors de portée, soit un projet sous-dimensionné — et vous ferez trois allers-retours pour le découvrir.

Un budget annoncé n’est pas un chèque en blanc : c’est une contrainte de conception, et c’est la plus utile de toutes.

Après

J’envoie un compte rendu de ce que j’ai compris, en une page, sous quarante-huit heures.

Ce n’est pas une formalité. C’est le premier test : si ce que j’ai compris ne correspond pas à ce que vous vouliez dire, il vaut mieux s’en apercevoir maintenant que trois mois plus tard. Et si nous ne travaillons pas ensemble, cette page vous appartient — elle est réutilisable ailleurs.